Comment éviter les erreurs dans la saisie des données ?

La saisie de données a tendance à être sous-estimée en termes de priorités opérationnelles. Cependant, elle fait partie des opérations quotidiennes les plus critiques pour les entreprises industrielles. Qu’il s’agisse de fiches-clients ou de suivi des transactions, toutes les informations reposent sur la saisie de données, ce qui signifie qu’une simple erreur peut avoir des répercussions sur votre entreprise. Pour minimiser le risque d’erreur, vous pouvez prendre différentes mesures.

Formez vos équipes à l’importance de la saisie des données

La première étape pour éviter les erreurs d’un OPS opérateur de saisie consiste à lui parler de la valeur de chaque information. Avant que vos collaborateurs commencent la saisie des données, vous devez leur expliquer pourquoi ces informations sont si importantes et comment l’inexactitude peut avoir un impact négatif sur l’entreprise. Comprendre l’importance de leur poste peut les aider à se sentir plus responsables et à gagner en efficacité.

S’il est toujours bon d’avoir des objectifs au sein d’une équipe, fixer des objectifs irréalistes peut générer une pression excessive. Le responsable d’une équipe doit s’assurer de fixer des objectifs réalistes, car les collaborateurs ne peuvent pas finir un travail complexe en une seule journée. Le stress peut les amener à travailler trop vite, à se fatiguer et à faire plus d’erreurs. S’il y a plus de travail à faire, déléguez-le de manière appropriée tout en prévoyant des délais appropriés.

Réduisez la redondance des données

Assurez-vous que l’OPS opérateur de saisie a suffisamment de temps pour réaliser son travail et qu’il traite uniquement les données utiles. Les données obsolètes ou redondantes doivent être supprimées pour améliorer la pertinence de la base de données. Des examens périodiques devraient être effectués pour surveiller le traitement des formulaires et des demandes, afin de garantir que seules les données pertinentes entrent dans le système.

Assurez-vous que le travail d’analyse porte sur des données précises et fiables, car toute erreur de saisie des données peut entraîner des erreurs dans les analyses et dans les prévisions. Par conséquent, pour garantir les meilleurs résultats, la qualité de la base de données est essentielle.

Faites une analyse périodique

La réalisation d’analyses périodiques améliore le processus de correction des données. Elle peut être effectuée sous la forme d’une analyse de cluster. Vous pouvez également analyser un ensemble d’éléments pour trouver les écarts et l’erreur source.

Une autre méthode consiste à analyser les évènements de données. Une surveillance cohérente vous permettra de valider les pistes d’amélioration et d’éviter la répétition d’erreurs. Un système de retour d’information impliquant le personnel de terrain et les opérateurs est une autre façon de trouver des erreurs de manière constructive.